会議の準備のための重要な視点の件

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会議

多くの会社で「会議」が開催されていますが、そのうちどれくらいが「有効な会議」でしょうか?

おそらく、多くの人が、口にはしないものの「時間の無駄」を感じているものです。

なぜでしょうか?

答えは簡単で「出席してもメリットが少ない」から。

では、なぜ「メリットが少ない」のか?

私の考えは、多くの人が「他の出席者のための準備」を怠っているからです。

せっかく、一堂に会するのであれば、そこで会う人たちにとって有効な情報を提供出来るように準備する。

そうすると、他の出席者は「いい情報をもらった」「いい話を聴けた」「気付きがあった」など、メリットを感じるはずなのです。

出席者の全員がそんな視点で準備をすると、その会議は「貴重な情報の共有場所」になります。

そのレベルが高まると「出席しないと損!」と思える会議にまで進化します。

よくあるケースが「報告会議」です。

「売上は予算を上回りました」という「現象の報告」。
これはメリットがありません。配布資料を見ればわかります。

しかし「****という理由・原因で、予算をクリアしました」と、「現象の理由」の説明を聞くと、他の出席者にとってメリットとなります。

「現象報告」ではなく「原因・理由共有」の視点が不可欠なのです。

もちろん、その前提は「モチベーションの高い出席者」が「自分の仕事の質や量を上げるために前向き」であること、です。

モチベーションの低い人なら、そもそも、メリットを感じるセンサーを持ち合わせていません。

それは「会議」が問題なのではなく、その前の「人材のモチベーション」の問題なので、上記の話は当てはまりません。

・・・マネジメント支援をしているお客様の経営会議で苦言を呈した備忘記録です。

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お姉さんのお店も「面食い」なので、相当のレベルでないと納得できないので、ご無理のないように(爆)

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