組織が活性化する「会議改革」

間違いだらけの「会議」

多かれ少なかれ、殆どの企業で日常的に「会議」が行われています。
我々も仕事柄、多くの会社の会議に参加させていただきますが
「正しい会議」を行っている会社はごく少数です。

その結果「会議は時間のムダ」というようなフレーズを耳にすることもあります。
確かに「間違った会議は時間のムダ」です。
しかし「正しい会議」は、大いに開催すべきです。

正しい会議の条件

  • 会議の目的が明確である
  • 議題が予め出席者に通知されている
  • 開始時間・終了時間が厳守されている
  • 出席者が積極的に発言する
  • 何より優先され欠席が許されない
  • 終了後、議事録が共有されている

いかがでしょうか?

この条件に照らし合わせて「間違った会議」の「事例」を列挙してみると

  • 予め議題が決まっていないので、出席者の発言の内容によりテーマがあちこちにブレる。
  • 会議の目的が事前に通知されていないので、出席者の多くがほとんど準備していない。
  • 遅刻や欠席の言い訳を許す風潮があり、会議に威厳がないので、出席者に緊張感が無い。
  • 終了時刻が決まっていないので、ダラダラとロングランになる傾向がある。
  • 最も発言が多いのは社長で、終わってみれば「社長の演説会」「社長のストレス発散」「特定者の吊るし上げ」の集会と化している。
  • 議事録がなく、せっかくの決定事項も軽視され、実行されない場合もある。

というような場面によく遭遇します。
確かにこれでは「会議は時間のムダ」といわれても仕方がありません、

そもそも、なぜ会議をするのか?

「正しい会議」をするためには、
そもそも「なぜ、会議をするのか?」から考え直さないといけません。

一般的に「会議」の大きな目的は3つです。

  1. 情報を共有すること
  2. 課題を発見すること
  3. 課題を解決すること

会議の出席者の全員が、この「目的」を認識しているでしょうか?
あるいは「認識のための教育」はされているでしょうか?

まずは、会議に参加する全員が
「なぜ、会議をするのか?」について
当事者として認識するところから改善を進めていかなければなりません。

「正しい会議」の効果は「人材の成長」

実は「正しい会議」の最も大きな効果は「人材の成長」です。
前述の「正しい会議」の条件を見てください。
実は「仕事に対する基本姿勢」ではありませんか?

・時間を守る、
・目的意識を持つ、
・事前準備を行う、
・記録を取る、というように
「正しい会議」に参加できる人材に育成する最も効果的な「場」が「会議」なのです。

「正しい会議」のトレーニングを通じて「課題発見力」「課題解決力」「計画力」「自己管理力」などのスキルが改善します。
これらのスキルアップをすれば、自然に「正しい会議」になる、という仕掛けです。

マーカスのサポート

  • Step_01:社員研修
    「正しい会議」ついて全社員向けの研修を実施

  • Step_02実践
    御社の会議にオブザーバー出席し、課題を抽出

  • Step_03:社員研修
    課題解決のための個別研修

  • Step_04:制度設計
    目的別定例会議体系の制度設計を行います。

貴社の「チーム・パフォーマンス」を改善・強化するために
まずは「会議改革」から始めませんか?